Как написать мейл, который прочтут

Я получаю сравнительно много мейлов. Порядка 100 в день. И 99% этой корреспонденции по делу. Согласно технологиям планирования времени я стараюсь отвечать на письмо в момент его получения, если это займет не больше минуты-полторы моего времени. Если письмо не требует ответа, а, например, является подтверждением о назначенной встрече, то я копирую информацию из него в календарь-ежедневник, что тоже занимает от силы минуту. В противном случае письмо остается лежать в моем ящике, так как у меня просто физически нет времени выделить 2-3 часа на обработку всей-всей входящей почты. Но иногда я к почте все же возвращаюсь. Не ко всем письмам. Раз в какое-то время я полученные и не обработанные мною мейлы просто стираю.

И вот какие критерии побуждают меня все же не оставить письмо без ответа... Я стараюсь следовать им и сам, когда пишу другим людям. Возможно эти советы-рекомендации помогут Вам задуматься о дополнительных фильтрах на входящую информацию, а возможно Вы захотите воспользоваться ими в момент написания письма кому-то. Конечно они не универсальные, но все же.

1. Сам email, с которого отсылается письмо... Я понимаю, что у многих в наше время есть больше одного email-адреса, но когда длительная переписка с продолжением ведется с нескольких адресов сразу, это запутывает. Современные email-программы (тот же последний outlook) - показывают и дополнительную информацию, которую им удается найти на отправителя. Outlook при получении мейла, показывает профиль на Фейсбуке, на Линкедин. Сразу с фоткой, что удобно. Также видно полное имя, можно зайти на страницу, скопировать информацию по корреспонденту, если профиль в социальной сети заполнен... Отправляйте письмо с того адреса, который зарегистрирован у Вас в социальных сетях.

2. Заголовок. Сделайте его информативным, чтобы и не открывая письма, можно было понять, что к чему. Все эти многочисленные "RE:..." хороши в первых двух-трех циклах общения, потом они уже не несут должной смысловой нагрузки.

3. Напомните о себе. В моей записной книжке около 2.000 корреспондентов. Я далеко не всегда помню подробности общения с каждым из них, хотя и стараюсь и сохранять архивы переписки (индексируя их), и вести мини-записи о том, что это за человек и при каких обстоятельства мы общались. Но не все такие, как я (хотя и порекомендую это всем тем, для кого email - рабочий инструмент). Кто-то не вспомнит о Вас и попросту отправит Ваш email в корзину. Вы знаете, что недавно Gmail увеличил максимально возможное кол-во контактов для своих пользователей с 10 до 25 тысяч? А знаете почему? Потому что в этом возникла реальная потребность. Да, в наше время есть даже совсем небольшие бизнесы, у которых в записной книжке по 20 и более тысяч контактов. Будет проще и Вам и им, если Вы о себе напомните сразу.

4. Пишите грамотно. Без транслита. Если на чужом и малознакомом языке пишете, то предупредите получателя об этом заранее. Поставьте спеллер, чтобы избежать совсем уж явных ошибок. Я, например, могу отказать клиенту в встрече только потому, что письмо у него написано коряво, с кучей описок и малопонятно с точки зрения логики текста. Для меня подобные огрехи в письме показатель несерьезности собеседника, либо каких-то личностных нарушений, либо совсем уж патологической лени. Еще раз повторюсь - я о написании текста на родном языке.

5. Не тяните. После одной фразы приветствия сразу переходите к делу. Уложите описание Вашего предложения в 2-3 фразы. Если просите о встрече, сразу сделайте это. Если есть вопрос - сразу напишите его суть. Если Вы хотите получить быстрый ответ, Ваше письмо должно прочитываться за секунд 15-20, чтобы все сразу стало ясно. Сделайте Ваше письменное предложение максимально понятным. Не будьте занудами.

6. Подпись. Я рекомендую использование в письмах одной и той же подписи (signature), включающей в себя имя, должность, мейл, адрес блога, Ваш телефон. Кому-то будет проще позвонить, чем ответить мейлом. Укажите в явном виде имя отправителя в настройках Outlook-а/Gmail-а. Я люблю добавлять к имени какую-нибудь закорючку из ascii-кодов - например, звездочку или галочку. Так мое имя сразу выделяется в списке других имен в списке входящих писем.

7. Отличия. Продумайте, чем именно Ваше предложение, указываемое в письме, отличается от возможных схожих предложений. Если Вы потенциальный клиент и в Ваш адрес может быть проявлена встречная заинтересованность, то это проще, там можно и обойтись без попытки заинтересовать получателя. Но если Вы выступаете с некоторой инициативой (например, о потенциальном сотрудничестве), то укажите в письме отличительные особенности Вашего предложения.

И пара совсем уж субъективных рекомендаций...

8. Скорость реализации предложения. Письма вида, "а давай-ка через пару лет сходим в кино" я стираю. Я, извините, не знаю, что будет через пару лет. Если это деловое предложение, то я хочу видеть реальные сроки, в которые потраченное время, окупится. "Давай-ка встретимся и подумаем вместе о...", тоже не для меня. "Есть хороший проект, но нет денег, зато работать надо уже сейчас и много..." - не ко мне. ROI (return of investment) - пусть даже с точки зрения окупаемости непосредственно затраченного времени - вот критерий, согласно которому ответит Вам человек, в ящике которого несколько сотен писем в день или нет. Я не говорю о том, что лично я не трачу время на проекты только для души. Но такие проекты обычно в каждый момент моей жизни я веду с друзьями. Такие проекты у меня уже есть. Я их люблю выбирать и находить сам и мне не нужно больше. Есть такие люди - "прожектеры". У них всегда миллион идей. Они незаменимы на ранних этапах развития чего-либо, но стоит задать таким людям пару-тройку вопросов по конкретике, они сдуваются. Я много времени потратил на подобные проекты. Я знаю, о чем говорю. Проще развить в себе самом эту творческую мечтательную жилку, к которой прибегать по мере надобности, чем тратить время на выслушивание чужих галлюцинаций.

9. Обратная связь. Если Вам в письме обещали прислать такую-то информацию к такому-то сроку, и пробуксовали один раз, это ладно. Но если такое произошло раза 2-3, то снизьте приоритет, который Вы выделяете на email-переписку с данным человеком. Это может быть в целом замечательный человек, но если Вы ведете с ним деловую переписку, то лучше забросить это гиблое дело. Вы будете тратить время на напоминания, держать в голове то, что хорошо бы из головы давно уже выкинуть и.т.д.

10. А по адресу ли? Подчас приходит какое-либо предложение-вопрос не относящееся к моей деятельности. Например, интригующая мысль об организации полета на Марс или предложение открыть совместный магазин по продаже мотыг. Я игнорирую такие письма. Если человек не удосужился узнать и понять, чем я занимаюсь в данное время, то мне жаль тратить свое время на объяснение всего того, что можно узнать обо мне за время небольшого поиска в Интернете.

А что порекомендуете для оптимизации email-переписки Вы?

Тэги записи: коучинг